ในการตั้งเป้าหมายให้มีความชัดเจนนั้น เราสามารถใช้แนวคิดของ SMARTในการตั้งเป้าหมาย โดยมีรายละเอียดดังนี้

S หมายถึง Specific คือมีความจำเพาะเจาะจงที่ชัดเจนว่าเราต้องการบรรลุเป้าหมายในเรื่องใด ยกตัวอย่างเช่น ในด้านของการเพิ่มยอดขาย เราอาจจะต้องการที่จะเพิ่มยอดขายโดยรวม 20% แต่ถ้าเราทำการวิเคราะห์ในรายละเอียดแล้วเราอาจจะพบว่าบางพื้นที่หรือบางผลิตภัณฑ์มียอดขายที่ดีอยู่แล้ว แต่บางพื้นที่หรือบางผลิตภัณฑ์ยอดขายอาจจะยังไม่ดีมากนัก ดังนั้นหากมีการวิเคราะห์ข้อมูลมาก่อน ในการตั้งเป้าหมายเราก็สามารถกำหนดให้ชัดเจนได้ว่าจะเพิ่มยอดขายจากส่วนใด เช่นการเพิ่มยอดขายจากผลิตภัณฑ์กลุ่ม A ในพื้นที่ภาคใต้ขึ้น 30% เป็นต้น

หรือเราต้องการที่จะลดของเสียในสายการผลิตลง การที่เรากล่าวโดยรวมรวมว่า จะลดของเสียลง 30% นั้น ก็ยังถือว่าไม่ชัดเจนเพียงพอว่าเราจะต้องไปลดของเสียอะไร ที่ส่วนใดของสายการผลิต แต่ถ้าเราทำการวิเคราะห์รายละเอียดของของเสียที่เกิดขึ้นว่ามีของเสียชนิดใดบ้างแล้วจะทำเป็น Pareto Chart เราก็จะเห็นได้ว่าของเสียชนิดใดเกิดขึ้นมากที่สุด ถ้าหากว่าเราสามารถที่จะลดของเสียจากส่วนที่เกิดขึ้นมากที่สุดก่อนได้ ก็จะทำให้การบรรลุเป้าหมายมีโอกาสทำได้สำเร็จมากขึ้น

M หมายถึง Measurable คือสามารถที่จะกำหนดหลักเกณฑ์ในการวัดความก้าวหน้าและความสำเร็จออกมาได้อย่างชัดเจน โดยอาจจะวัดออกมาเป็นตัวเลขเช่น เป็นเปอร์เซ็นต์ หรืออาจจะวัดที่ระดับของผลสำเร็จที่สามารถบรรลุได้เมื่อเทียบกับหลักเกณฑ์ที่กำหนดขึ้นมา

A หมายถึง Achievable หรือบางท่านก็จะใช้คำว่า Attainable ทั้งสองคำนี้เป็นคำที่สื่อให้มองเห็นถึงความสำคัญของการกำหนดระดับของเป้าหมายว่า การกำหนดระดับของเป้าหมายนั้นควรจะอยู่ในระดับที่สามารถจะทำให้สำเร็จได้ เช่นไม่สูงมากจนเกินไป หรือเกินจากระดับความสามารถรวมถึงระดับของทรัพยากรที่มีอยู่ในปัจจุบันในการที่จะบรรลุถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้นั้นได้

R หมายถึง Realistic คือ เป้าหมายนั้นถูกตั้งอยู่บนพื้นฐานแห่งความเป็นจริงสะท้อนจากความเป็นจริง เช่น เราต้องการที่จะเพิ่มยอดขายจากผลิตภัณฑ์ใหม่ โดยผลิตภัณฑ์ใหม่จะต้องสร้างยอดขายได้ไม่ต่ำกว่า 20% ของยอดขายโดยรวมทั้งหมด แต่ถ้าดูจากความพร้อมในการพัฒนาผลิตภัณฑ์แล้วเราอาจจะพบว่าในภาคการปฏิบัติจริงเรายังไม่พร้อมมากพอทั้งในแง่ของบุคลากร กระบวนการหรือทรัพยากรที่จำเป็น ในกรณีดังกล่าวนี้ก็จะเห็นได้ว่าการตั้งเป้าหมายนั้นไม่ได้อยู่บนพื้นฐานความเป็นจริงมากนัก การตั้งเป้าหมายในลักษณะนี้อาจจะเป็นเรื่องของการมองโลกในแง่ดี เป็นเรื่องของความตั้งใจ มากกว่าการสะท้อนจากระดับความสามารถและความพร้อมที่มีอยู่จริง

เราจะเห็นได้ว่า R ในแง่ของ Realistic นั้น จะมีส่วนที่เกี่ยวข้อง ซ้อนทับกับ Achievable หรือ Attainable อยู่มากพอสมควร เพราะถ้าหากการตั้งหมายมองจากความเป็นจริงแล้วโอกาสที่จะประสบผลสำเร็จก็จะง่ายขึ้นหรือเป็นไปได้มากขึ้น ดังนั้นหลายท่านจึงมองว่า R ในความหมายของ Realistic หรือ Reasonable นั้นน่าจะอยู่ในกลุ่มเดียวกับ Achievable/ Attainable และให้ใช้คำว่า Relevant แทนในส่วนของอักษร R

โดย Relevant หมายถึงความเกี่ยวข้อง ความจำเป็นที่จะต้องนำสิ่งนั้นมาตั้งเป็นเป้าหมาย เป็นการสะท้อนให้เห็นว่า”เป้าหมายนั้นเป็นเป้าหมายที่สำคัญจริงๆหรือไม่” “จำเป็นหรือไม่ที่จะต้องบรรลุถึงเป้าหมายดังกล่าว” “การบรรลุถึงเป้าหมายดังกล่าวนั้นส่งผลดีอะไรให้เกิดขึ้นมาบ้างหรือมีความเชื่อมโยงเกี่ยวข้องกับเป้าหมายโดยรวมอื่นๆอย่างไรบ้าง” นอกจากนั้นแล้วยังสะท้อนในแง่ที่ทำให้เราต้องทบทวนว่าเราคือบุคคลที่เหมาะสมไหมที่จะต้องรับผิดชอบในเป้าหมายนั้น หรือมีบุคคลอื่นที่เหมาะกว่า หรือควรมีใครมามีส่วนร่วมบ้าง รวมทั้งเป็นการตั้งเป้าในจังหวะเวลาที่เหมาะสมหรือไม่

T หมายถึง Time-bound มีกรอบเวลาที่ชัดเจนในการดำเนินการว่าจะเริ่มต้นเมื่อไหร่และจะดำเนินการให้แล้วเสร็จเมื่อไหร่ การกำหนดเวลาที่ชัดเจนจะทำให้เรารู้ว่าเราจะต้องมีกิจกรรมหรือมีงานอะไรบ้างที่จะต้องทำ

การเขียนรายละเอียดของกิจกรรมหรืองานต่างๆที่จะต้องทำในแต่ละช่วงเวลาออกมาในรูปของแผนงานนั้น นอกจากจะทำให้เกิดความชัดเจนในแง่ของกิจกรรมและเวลาแล้ว ยังทำให้เราสามารถติดตามความคืบหน้าของกิจกรรมหรืองานที่ทำได้เป็นระยะ ๆ อย่างสม่ำเสมอ การสื่อสารให้ชัดเจนถึงความก้าวหน้าที่เกิดขึ้นจะทำให้เรารู้ถึงปัญหาอุปสรรคต่างๆที่เกิดขึ้น ทำให้สามารถแก้ปัญหาต่างๆได้อย่างทันเวลา

แม้ว่าแนวทางการตั้งเป้าหมายโดยแนวคิดของ SMART จะได้รับการยอมรับและนำไปใช้โดยทั่วไปแต่ก็ยังมีข้อควรระวังอีกหลายด้านเช่น การตั้งเป้าหมายที่สามารถบรรลุได้ หรือ Achievable/ Attainable นั้นอาจจะไม่เพียงพอในการที่จะทำให้องค์กรสามารถอยู่รอดและเจริญเติบโตได้ เป้าหมายที่สามารถบรรลุได้นั้นอาจจะไม่สามารถทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง หรือทำให้องค์กรมีขีดความสามารถในการแข่งขันที่เพียงพอได้

นอกจากนั้นแล้วหากเป้าหมายไม่ท้าทายพอก็อาจไม่สามารถสร้างแรงจูงใจหรือแรงขับเคลื่อนในการพัฒนาต่อยอดหรือสร้างนวัตกรรมให้เกิดขึ้นในการทำงานได้ รวมทั้งในหลายหลายกรณีก็ยังทำให้เกิดปัญหาต่อการประเมินผลงาน ไม่ว่าจะเป็นระดับบุคคลหรือระดับหน่วยงาน เนื่องจากเพื่อนร่วมงานอาจจะรู้สึกถึงความยากง่ายที่ไม่เท่ากัน หากประเมินจากระดับของผลงานว่าสามารถทำได้ตามเป้ากี่% เป้าหมายที่ง่ายกว่าก็มีโอกาสที่จะทำได้ 100% ตามเป้า

ดังนั้นถ้าหากไม่ระมัดระวังในจุดนี้ก็จะทำให้กระทบต่อบรรยากาศการทำงานโดยรวม กระทบต่อวัฒนธรรมองค์กร และท้ายที่สุดแต่ละคนก็อาจจะใช้วิธีตั้งเป้าหมายที่ทำให้การประเมินผลงานออกมาดี ทำให้ขาดความร่วมมือระหว่างหน่วยงาน ทำให้องค์กรไม่พัฒนาเร็วพอเนื่องจากการก้าวเดินแต่ละก้าวนั้นเป็นก้าวที่ไม่ยาวพอที่จะทำให้แข่งขันหรือตามการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมได้ทัน

แต่หลายท่านก็อาจจะมองว่าถ้าหากมาดูในแง่ของ Kaizen แล้วการก้าวเล็กๆก็น่าจะเป็นก้าวที่ดีไม่ใช่หรือ คำตอบคือเป็นทั้งใช่และไม่ใช่ ใช่นั้นเนื่องจาก Kaizen นำไปสู่การพัฒนาอย่่างต่อเนื่องในงานประจำที่ทำอยู่ แต่ในแง่ของการแข่งขันเราจะเห็นได้ว่าสภาพแวดล้อมบริบททางธุรกิจขององค์กรมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว และ Dynamic มาก หากเราปรับตัวไม่ทันท้ายที่สุดแล้วก็อาจจะไม่สามารถอยู่รอดต่อไปได้ ดังนั้นก้าวใหญ่ก้าวยาวก็จำเป็น แต่ก้าวเล็กก้าวสั้นในก้าวใหญ่ก็เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เช่นกัน

ซึ่งเราจะได้กล่าวถึงแนวทางในการตั้งเป้าหมายโดยรูปแบบวิธีอื่นๆอาทิเช่น OKRs, FAST, BHAG ในโอกาสต่อไป

เขียนโดย Sakchai T. 29 มิถุนายน 2566

กลับสู่หน้าหลัก Effective Performance Management