Performance Management One Point Study

Performance Conversation

Performance Conversation เป็นการสนทนาพูดคุยกันระหว่างผู้บังคับบัญชาและพนักงาน เพื่อหารือถึงงานและผลงานที่เกิดขึ้นเช่น ผลการทำงานที่ผ่านมามีความก้าวหน้าเป็นไปตามเป้าหมายและความคาดหวังหรือไม่ การทำงานที่ผ่านมามีอุปสรรคปัญหาอะไร แล้วจะมีแนวทางในการแก้ไขอย่างไรสำหรับปัญหาที่กำลังเกิดขึ้นอยู่ หรือถ้าหากดีอยู่แล้วเราจะรักษาระดับของผลที่ได้ให้คงอยู่ต่อไปอย่างไร เป็นต้น การพูดคุยดังกล่าวนี้อาจเปรียบเสมือนเป็นการทำ Performance Review ขั้นต้นโดยไม่เกี่ยวข้องกับการประเมินที่มีผลต่อเงินเดือน ค่าตอบแทนและโบนัส

การสนทนาควรจะมีการทำอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ และมองไปข้างหน้า โดยนอกจากจะพูดคุยถึงความก้าวหน้าของงานและผลงานที่เกิดขึ้น หรือแนวทางในการแก้ไขปรับปรุงงานแล้ว เรายังสามารถใช้การสนทนาดังกล่าวในการพูดคุยเรื่องอื่น ๆที่อาจส่งผลทางตรงและทางอ้อมต่องานได้ อาทิเช่น

1.ความเข้าใจที่ชัดเจนขึ้นต่อสถานการณ์ที่เป็นอยู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่เกิดวิกฤติขึ้นในปัจจุบัน เช่น COVID-19มีผลต่อรูปแบบและระบบงานอย่างไร พนักงานจะต้องปรับตัวอย่างไร การสั่งงาน ติดตามผล และรายงานผลมีการเปลี่ยนแปลงไปในรูปแบบใด นอกจากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดภายในองค์กรแล้ว ภายนอกองค์กรมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร แล้วจะมีผลกระทบอย่างไร เป็นต้น

2.เสริมสร้างแนวคิดทัศนคติที่ดีต่องาน หน่วยงาน และองค์กรโดยรวม การสร้างทัศนคติที่ดีเป็นสิ่งที่จำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเสริมสร้างให้มีทัศนคติในการมองบวกคิดบวก แต่ก็อยู่บนพื้นฐานของความเป็นจริง การใช้ข้อมูลในการขับเคลื่อนงาน การเปิดใจรับต่อความจริง เป็นต้น ทัศนคติที่ดีย่อมส่งผลทำให้มีสัมพันธภาพที่ดี สัมพันธภาพที่ดีทำให้เกิดบรรยากาศแห่งการร่วมแรงร่วมใจได้ในท้ายที่สุด

3.ใช้การสนทนาในการพูดคุยเพื่อทบทวน เตือนความจำ หรือเสริมสร้างความตระหนักที่มีต่อเป้าหมาย หรือภารกิจ เนื่องจากเมื่อเวลาผ่านพ้นไปพนักงานหรือผู้เกี่ยวข้องอาจจะลืมเลือน ให้ความสำคัญน้อยลงเพราะมีเรื่องอื่นๆเข้ามาแทรก เป็นต้น

4.ปูพื้นฐาน เตรียมความพร้อมสำหรับการก้าวสู่การตั้งเป้าหมายที่ท้าทายยิ่ง ๆขึ้น แม้ว่าการตั้งเป้าหมายที่ท้าทายจะเป็นสิ่งที่ดี แต่การตั้งเป้าสูงในทันทีอาจเป็นสิ่งที่ไม่คุ้นเคย หรือพนักงานอาจต่อต้านไม่ยอมรับไม่ว่าจะแสดงออกหรือไม่ก็ตาม แต่ถ้ามีการพูดคุยอย่างสม่ำเสมอ และพิสูจน์ว่ามีความเป็นไปได้จริง ภายใต้ภาวะผู้นำที่สูง บนพื้นฐานของจิตใจที่กล้าและท้าทาย รวมถึงมีบรรยากาศการทำงานที่ปลอดภัย ไว้ใจและร่วมแรงร่วมใจจริง พนักงานและผู้เกี่ยวข้องก็จะเริ่มเกิดการยอมรับมากยิ่ง ๆขึ้นต่อเป้าหมายที่ท้าทายในอนาคต

5.พูดคุยเพื่อให้กำลังใจ แสดงความขอบคุณต่อพนักงาน

6.ใช้การสนทนาในการกระตุ้น ผลักดัน และส่งเสริมสนับสนุนให้พนักงานมีการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง เป็นต้น

Performance Conversation ที่มีประสิทธิผลควรให้ความสำคัญต่อปัจจัยต่าง ๆดังต่อไปนี้

1.มีการเตรียมการที่ดีก่อนการพูดคุย ผู้จัดการ/หัวหน้า ควรจะมีการเตรียมการด้านต่าง ๆให้พร้อมก่อนการพูดคุย เช่น เป้าหมายที่ตั้งไว้ยังมีความเหมาะสมหรือไม่ต่อสถานการณ์ มีข้อมูลที่ชัดเจนเพียงพอและทันสมัยต่อการพูดคุยหรือไม่ จังหวะเวลาที่จะสนทนาพูดคุยเหมาะสมหรือไม่ การพูดคุยควรจะเป็น 1:1 หรือเป็นกลุ่ม พนักงานมีความพร้อมหรือไม่ รวมถึงเรื่องเดิมที่เคยคุยค้างไว้หรือควรจะนำมาติดตามในการพูดคุยในครั้งนี้ เป็นต้น

2.การทบทวนถึงที่มาที่ไป และวัตถุประสงค์ของการสนทนา ความจำเป็น ความสำคัญของเรื่องราวที่จะนำมาสนทนา รวมถึงการหมั่นกระตุ้นให้พนักงานรู้ถึงคุณค่าของตนเองว่าตนเองก็เป็นบุคคลสำคัญคนหนึ่ง เปรียบเสมือนคนที่ถือ Jigsaw อยู่หนึ่งชิ้น ไม่ว่าJigsawนั้นจะชิ้นเล็กขนาดไหนก็ตาม ขาดไปภาพที่ต่อก็จะไม่สมบูรณ์

3.การสนทนาควรจะเป็น Two-way Communication โดยควรจะมีบรรยากาศการพูดคุยที่พนักงานรู้สึกปลอดภัย มีความรู้สึกไว้ใจ การพูดคุยควรจะต้องมีการฟังที่ดี ทักษะการฟังแบบ Deep Listening เป็นสิ่งที่ควรจะฝึกฝน การตั้งคำถามที่ดีจะมีส่วนช่วยทำให้การสนทนาพูดคุยได้ประโยชน์มากขึ้น

4.การพูดคุยในกรณีที่มีปัญหาเกิดขึ้นไม่ว่าจะเป็นเรื่องงาน หรือเรื่องคน ผู้บังคับบัญชาควรจะต้องตั้งสติ และทำความเข้าใจสถานการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างถ่องแท้ มี Empathy เพียงพอที่จะมองเห็น เข้าใจสิ่งต่าง ๆที่เกิดขึ้น การนำแนวคิดตามกฏข้อที่ 5 ของ Seven Habits ( เข้าใจคนอื่นก่อนจะให้คนอื่นเข้าใจเรา (Seek First to Understand, Then to be Understood.)) มาเป็นพื้นฐานในการพูดคุยจะมีส่วนช่วยได้มากในการทำความเข้าใจว่าอะไรกำลังเกิดขึ้นอยู่ และเป็นเพราะอะไร รวมทั้งลดผลกระทบของกลไกการป้องกันตัวเอง ( Defense Mechanism) ลงได้

5.การหา Solutionต่อปัญหา หรือ การคิดวิธีที่ดีที่จะนำไปลงมือทำ ( How-to) นั้นควรจะดำเนินการอย่างมีระบบ ใช้เครื่องมือที่ถูกต้อง ไม่ใจร้อน จุดสำคัญคือเราต้องให้พนักงานรับทราบว่าจะเกิดผลกระทบอะไรตามมาบ้าง(Consequences)ถ้าหากการแก้ปัญหาทำไม่สำเร็จ การหาแนวทางในการแก้ปัญหาควรเลือกใช้วิธีที่เหมาะสมเช่น ควรจะใช้วิธี Coaching หรือไม่ ควรจะให้คำแนะนำไปเลยหรือไม่(แต่ก็ควรจะต้องระวังคำแนะนำในลักษณะที่เป็น Unsolicited Advice : รายละเอียดดูได้จาก Post วันที่ 22/5/2564) เป็นต้น

6.การสนทนาควรจะเป็นสิ่งที่ทำอย่างต่อเนื่องและยืดหยุ่น ดังนั้นจึงไม่ควรใส่ทุกอย่างลงไปในการสนทนาคราวเดียว ถ้าจำเป็นก็สามารถแบ่ง ซอยเรื่องที่จะพูดคุยออกเป็นหลาย ๆครั้งได้

7.ความสม่ำเสมอของการทำ Performance Conversation เป็นสิ่งที่มีความสำคัญมาก ถ้าทำ ๆหยุด ๆ ก็จะไม่ได้ผล และสะท้อนให้เห็นถึงความจริงจังของผู้บังคับบัญชาที่มีต่อการบริหารผลงาน หลายครั้งเราอาจพบว่า การสนทนาจำเป็นต้องหยุดไปเพราะยังหาทางแก้ไม่ได้ กรณีดังกล่าวก็ควรจะนำไปปรึกษาหรือขอคำแนะนำจากผู้บริหารตามลำดับขั้นต่อไป

ที่กล่าวมาจะเน้นการทำ Performance Conversation ระหว่างผู้บังคับบัญชากับพนักงานเป็นหลัก แต่เราก็สามารถนำหลักการเดียวกันไปประยุกต์ใช้กับงานอื่นที่เป็นลักษณะของ Project หรือ Cross Functional Team ได้เช่นกัน

เขียนโดย Sakchai T. 20 สิงหาคม 2566

Your Answer

UCODE

URL

อ่านบทความอื่น ๆ