Regular Feedback หรือ การให้ Feedback อย่างสม่ำเสมอมีบทบาทสำคัญเป็นอย่างมากต่อการบริหารผลงาน และมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อผลงานโดยรวมขององค์กร

Regular Feedback ส่งผลดีต่อการบริหารผลงานในหลายด้านดังนี้

1. Goal Alignment

ในระหว่างการให้ Feedback นั้นเราสามารถใช้โอกาสดังกล่าวในการพูดคุยปรับเป้าหมายในการทำงานของพนักงานให้มีความสอดคล้อง เป็นไปในทิศทางเดียวกันกับกับวัตถุประสงค์ขององค์กร ผู้จัดการ/หัวหน้าสามารถพูดคุย อธิบาย แนะนำเพื่อให้พนักงานเข้าใจมากยิ่ง ๆขึ้นถึงบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเองในการทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายทั้งในระดับบุคคล หน่วยงาน กลุ่มงาน และองค์กรโดยรวม ความสอดคล้อง เสริมแรงไปในทิศทางเดียวกันของบุคลากรทุกคนจะทำให้มั่นใจได้ว่าทุกคนกำลังใช้ความพยายามพุ่งตรงไปยังสิ่งที่มีลำดับความสำคัญสูง และสามารถจะนำไปสู่การสร้างผลงานที่เป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ได้

2. Performance Recognition and Motivation-การรับรู้ผลงานและแรงจูงใจ

Regular Feedback ช่วยให้ผู้จัดการ/หัวหน้ารับรู้และชื่นชมในความสำเร็จและความพยายามของพนักงาน Feedbackเชิงบวกทำหน้าที่เป็นตัวสร้างแรงจูงใจที่ทรงพลังมาก สามารถเสริมความแข็งแรงให้แก่พฤติกรรมที่พึงปรารถนาและยกระดับขวัญกำลังใจให้สูงขึ้น พนักงานที่ได้รับการยกย่องชมเชยในผลงานของตนเองเป็นประจำมักจะรู้สึกถึงความมีคุณค่าของตนเอง และทำให้ตนเองมีแรงจูงใจที่สูงขึ้น ซึ่งจะนำไปสู่ความพึงพอใจในงานที่เพิ่มขึ้นและผลงานที่ดีขึ้นอีกด้วย

3. การพัฒนาทักษะ(Skill Development)

ในระหว่างการให้ Regular Feedback ผู้จัดการ/หัวหน้าสามารถใช้โอกาสนั้นเป็นอีกโอกาสหนึ่งในการประเมินถึง Skill Gaps รวมทั้งสามารถพูดคุยหารือกับพนักงานได้ว่าจะต้องมีการพัฒนาในด้านใดบ้าง เป็นสิ่งที่ช่วยทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะได้รับการสนับสนุนอย่างทันท่วงที และได้รับทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการพัฒนาทักษะความรู้ความสามารถ ซึ่งจะนำไปสู่การปรับปรุงผลการทำงานและการเจริญเติบโตในสายอาชีพต่อไป

4. การแก้ไขปัญหาผลการทำงาน

ในระหว่างการทำ Regular Feedback นั้น ผู้จัดการ/หัวหน้าสามารถนำปัญหาที่เกิดขึ้นมาพูดคุยเพื่อทำการแก้ไขให้ดีขึ้น การพูดคุยอย่างสม่ำเสมอยังมีส่วนทำให้รู้ปัญหาเร็ว ทำให้การแก้ปัญหาทำได้อย่างทันท่วงที ไม่ล่าช้ากว่าที่ควรจะเป็น

การพูดคุยยังเป็นโอกาสที่ดีในการทำความเข้าใจถึงลักษณะปัญหาในเชิงลึก มีการวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงเพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาเกิดซ้ำ นอกจากนั้นผู้จัดการ/หัวหน้ายังสามารถแนะนำให้มีการทำงานที่สามารถป้องกันปัญหาในเชิงรุกได้อีกด้วย ด้วยการรับฟังอย่างตั้งใจ จริงใจจะทำให้การแก้ปัญหามีความราบรื่น และรวดเร็วมากขึ้น

5. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง(Continuous Improvement)

Regular Feedback ช่วยส่งเสริมให้เกิดวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การให้ Feedback อย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอจะทำให้ผู้จัดการ/หัวหน้า และผู้ปฏิบัติงานมองเห็นร่วมกันได้ว่าอะไรคือสิ่งที่ควรจะปรับปรุง หรือต่อยอดให้ดีขึ้นกว่าเดิม นอกจากนั้นแล้วผู้จัดการ/หัวหน้าก็สามารถเสนอแนะแนวทางการแก้ไขปรับปรุงที่สามารถทำได้อย่างเป็นขั้นเป็นตอนให้แก่พนักงานได้

กระบวนการให้ Feedback และการปรับปรุงที่มีการทำซ้ำ ๆนี้นอกจากเป็นการปรับปรุงเนื้องานแล้ว ยังช่วยให้พนักงานมีการปรับปรุงตนเองและมีความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่องเมื่อเวลาผ่านไป ซึ่งจะนำไปสู่ผลิตภาพ (Productivity) และประสิทธิผล (Effectiveness) ที่เพิ่มสูงขึ้นเป็นลำดับ

6. ความผูกพันและการรักษาพนักงาน(Employee Engagement and Retention)

Regular Feedback เปรียบเสมือนกับการลงทุนชนิดหนึ่งต่อทรัพยากรบุคคลขององค์กร เป็นการสร้าง Human Capital ที่เป็นปัจจัยสำคัญต่อการอยู่รอด และเจริญเติบโตขององค์กรอย่างยั่งยืน หลายท่านได้กล่าวไว้อย่างน่าสนใจว่า “องค์กรลงทุนสร้างคน แล้วท้ายที่สุดก็คือคนที่เราสร้างนั่นแหล่ะที่ย้อนกลับมาสร้างองค์กรให้เจริญเติบโต”

การลงทุนเวลา พลังงาน และความพยายามในการให้ Feedback อย่างสม่ำเสมอนี้ จึงเป็นการรดน้ำพรวนดินให้กับต้นไม้ที่เราปลูก ทำให้เราได้รับผลที่ดีตามมาในภายหลัง Regular Feedback ทำให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า มีคนเห็นผลงาน รวมทั้งทำให้ตนเองเรียนรู้มากขึ้น เก่งขึ้น สิ่งเหล่านี้มีส่วนช่วยสร้างความรู้สึกผูกพันและเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน และทำให้องค์กรสามารถรักษาคนได้ดีขึ้น ทำให้กระบวนการทางธุรกิจไม่เกิดการหยุด สะดุดไปเนื่องจากปัญหาเรื่องคน

7. ช่วยทำให้มีการสื่อสารที่ดีขึ้น มีความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นมากขึ้น

การทำ Regular Feddback ไม่ว่าจะทำอย่างเป็นทางการ หรือไม่เป็นทางการล้วนแล้วแต่เป็นเวทีย่อยที่ทำให้พนักงานมีโอกาสพบปะ พูดคุย รับทราบความเห็นมุมมองของผู้จัดการ/หัวหน้าที่มีต่อผลงานและพฤติกรรมในการทำงานของตนเอง รวมทั้งยังเปิดโอกาสให้ตนเองได้พูดคุย นำเสนอความเห็นอีกด้วย การสนทนา พูดคุยที่เกิดขึ้นเป็นประจำในระหว่างการให้ Feedback นี้จะมีส่วนช่วยสร้างความไว้วางใจ กระชับความสัมพันธ์ และส่งเสริมการสื่อสารให้มีประสิทธิผลมากยิ่ง ๆขึ้น

การทำ Regular Feedback จึงมีประโยชน์หลายด้าน เราควรจะคิดให้ดีก่อนให้ Feedback แต่ละครั้งเสมอว่า เราให้ Feedback ด้วยวัตถุประสงค์อะไร แม้กระทั่ง Feedback แบบปัจจุบันทันด่วนก็ต้องทำอย่างมีสติ บนพื้นฐานของหลักการและแนวปฏิบัติที่ถูกต้องสมควร

Gallup กล่าวไว้ใน Building a High-Development Culture Through Your Employee Engagement Strategy ว่า “พนักงานที่ได้รับ Daily Feedback จากผู้จัดการของตนเองจะมีแนวโน้มที่จะมีความผูกพันมากกว่าถึง 3 เท่าเมื่อเทียบกับพนักงานที่ได้รับ Feedback เพียงครั้งเดียวต่อปีหรือน้อยกว่า”

จากการวิจัยเกี่ยวกับ Employee Engagement มาหลายทศวรรษ Gallup รู้อย่างชัดเจนว่าพนักงานที่มีความผูกพันจะสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีกว่าพนักงานคนอื่นๆ ปรากฎการณ์นี้เกิดขึ้นกับทุกอุตสาหกรรม ไม่ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัท และสัญชาติ และมีผลทั้งในช่วงเวลาที่เศรษฐกิจดีและไม่ดี

การผูกพันไม่เกี่ยวกับการที่จะมี Engagement Score สูงหรือต่ำ และไม่เกี่ยวกับผลการสำรวจ ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง แต่เป็นเรื่องเกี่ยวกับการตอบสนองต่อความต้องการของพนักงานอย่างต่อเนื่องผ่านวัฒนธรรมที่ว่า "เราทำสิ่งต่างๆ รอบตัวที่นี่อย่างไร(“How we do things around here”)" ซึ่งช่วยให้พวกเขาเป็นตัวของตัวเองได้ดีที่สุดและสร้างผลงานที่ดีที่สุด

Engagementจะถูกบูรณาการเข้ากับเกือบทั้งหมดของกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญที่สุดขององค์กรที่ประสบความสำเร็จ ตั้งแต่การจัดการบริหารผลงาน การวางแผนเชิงกลยุทธ์ของผู้บริหาร ไปจนถึงการเรียนรู้ของพนักงาน เมื่อเน้น Engagement ไปทั่วทั้งองค์กร พนักงานแต่ละคนก็จะเติบโตและพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่องตามกาลเวลาที่ผ่านไป รวมทั้งปรับปรุงผลงานของตนเองให้ดีขึ้นไปพร้อม ๆกันด้วย

นอกจากนั้นแล้วจากผลการศึกษาที่ตีพิมพ์ลงใน EUROPEAN JOURNAL OF WORK AND ORGANIZATIONAL PSYCHOLOGY ในบทความชื่อ “The effects of performance feedback on organizational citizenship behaviour: a systematic review and meta-analysis” จะพบว่า

“...จากการศึกษาอย่างเป็นระบบดังกล่าวได้ขยายสิ่งที่เราเข้าใจอยู่ในปัจจุบันเกี่ยวกับการทำ Feedback (ที่มีความถี่ที่เพียงพอและเป็นบวก) ว่า Feedback จะเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งที่ทำให้เพิ่มระดับของ Organizational Citizenship Behaviour (พฤติกรรมการเป็นพลเมืองที่ดีขององค์กร หรือ พฤติกรรมการเป็นสมาชิกที่ดีขององค์กร)ได้อย่างไร พฤติกรรมการเป็นพลเมืองที่ดีขององค์กรดังกล่าวนี้จะช่วยส่งเสริมให้มี Cooperation ที่ดีขึ้นภายในระบบงานขององค์กร สิ่งที่เกิดขึ้นคือทำให้เกิดสภาวะที่พนักงานจะมีความทุ่มเท ตั้งใจทำงานแม้ว่าจะไม่มีรางวัลจูงใจที่เป็นทางการก็ตาม

Cooperation ภายในระบบทำให้สมาชิกหันเหพฤติกรรมของตนไปสู่ทิศทางที่คำนึงถึงเป้าหมายร่วมกัน การปรับเป้าหมายของพนักงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรไม่เพียงแต่ถือว่ามีความสำคัญต่อการจัดการผลงานขององค์กรเท่านั้น แต่เป็นยังสิ่งที่ควรถูกฝังหยั่งรากเข้าไปในกระบวนการซึ่งจะมีผลต่อลักษณะที่สมาชิกจะมีปฏิสัมพันธ์ต่อกันและกันและต่อองค์กร "

เขียนโดย Sakchai T. 10 สิงหาคม 2566

กลับสู่หน้าหลัก Effective Performance Management