Performance Management One Point Study

ทำอย่างไรลูกน้อง/ลูกทีมจึงจะทำงานได้สำเร็จตามเป้า

หัวหน้าควรจะมีส่วนช่วยสนับสนุน หรือดูแล ติดตาม ประคับประคอง เฝ้าดูการทำงานของลูกน้อง/ลูกทีมอย่างไรจึงจะเหมาะสม เพื่อให้ลูกน้อง/ลูกทีมสามารถทำงานได้ประสบผลสำเร็จตามเป้า

ในการสั่งงาน มอบหมายงาน ถ้าหากเป็นงานประจำที่ทำภายในหน่วยงาน ก็อาจจะไม่ซับซ้อนมาก การสื่อสารหลัก ๆจะอยู่ในหน่วยงานเป็นหลัก แต่หัวหน้าก็ควรจะต้องระวังในหลาย ๆ ด้าน อาทิเช่น

1.ทำอย่างไรจึงจะถ่ายทอดคำสั่ง หรือเนื้อหางานที่จะสั่งลงไปให้ชัดเจน เพราะบ่อยครั้งเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น เราก็มักจะมองว่า งานแค่นี้ทำไมไม่เข้าใจ พูดชัดแล้วทำไมยังทำผิดพลาด บอกหลายครั้งแล้วทำไมยังทำไม่ได้อย่างที่ต้องการ

ปัญหาเหล่านี้ ถ้าลงลึกแล้ว เราจะพบว่า การแก้ไขอาจจะต้องเริ่มจากตัวหัวหน้าก่อนว่า ทำอย่างไรจึงจะสื่อสารให้ชัดเจน ถูกต้อง ครบถ้วนมากขึ้น โดยหัวหน้าเองก็ต้องรู้ถึงระดับความรู้ความสามารถของลูกน้อง/ลูกทีมตนเองอย่างชัดเจน ส่วนลูกน้อง/ลูกทีม ก็ต้องมีความกล้าที่จะสอบถาม ซักถามเพิ่มเติมในกรณีที่ยังไม่ข้าใจ หรือในกรณีที่จำเป็นก็ควรต้องกล้าให้ข้อคิดเห็น สามารถแสดงความเห็นต่องานที่รับมอบหมายมาอย่างชัดถ้อยชัดคำ

2.เมื่อสั่งงานไปแล้ว ควรจะต้องมีการติดตามความคืบหน้า และพูดคุย ให้ Feedback อย่างเหมาะสม การให้ข้อมูลเหล่านี้มีส่วนทำให้พนักงานรู้ถึงปัญหาข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น การพูดคุยที่เกิดขึ้นดังกล่าว ถ้าเป็นไปได้ ควรจะพิจารณาดูว่า ณ เวลานั้นมีแนวทางการแก้ไขปัญหาหรือยัง อาจเป็น Correction และ Corrective/Preventive Action ตามความเหมาะสม ถ้ายังหัวหน้าก็ควรพิจารณาว่าจะให้แนวทาง คำแนะนำ หรือข้อชี้แนะหรือไม่ เป็นต้น

3.ถ้าหากลูกน้อง/ลูกทีมทำไม่ได้จริง ๆจะด้วยเหตุอะไรก็ตาม ก็จะต้องพิจารณาแนวทางแก้ไขเพิ่มเติมที่เป็นรูปธรรมเช่น

       การให้คำแนะนำที่เป็นรูปธรรมต่องานนั้น ๆ

       การทบทวนความชัดเจนของงาน

       การทบทวนระดับของเป้าหมายหรือ ความคาดหวัง

       ในกรณีที่จำเป็น และเหมาะสมจะต้องเปลี่ยนผู้รับผิดชอบหรือไม่

หลายครั้ง เราจะพบว่า พอหัวหน้ามาดูเองแล้ว แม้แต่หัวหน้าก็รู้สึกว่า แก้ไขยากตามนั้นจริง แต่อย่างไรก็ตาม เมื่อถึงจุดนี้หัวหน้าก็ต้องเข้ามาแก้ไขแล้ว เพราะท้ายสุด Responsibility มอบหมายได้ แต่ Accountability ยังคงอยู่ที่หัวหน้า

แต่ถ้าหากเป็นงานที่ต้องมีความเกี่ยวข้องกับแผนกอื่น ๆ หรือเป็นงานโครงการ หัวหน้าควรจะมองให้ชัดถึงประเด็นต่าง ๆดังต่อไปนี้เพิ่มเติม

1.งานที่มอบหมายให้กับลูกน้อง/ลูกทีมนั้น ยากเกินไปหรือไม่ เมื่อดูจากระดับความสามารถที่มีอยู่ของลูกน้อง/ลูกทีม สิ่งนี้ประเมินได้จากระดับความรู้ความเข้าใจที่พนักงานมีต่อสายวิชาชีพนั้น ๆ รวมถึงการฝึกอบรม และประสบการณ์ที่มี

ในด้านของความกว้าง งานหลายงานอาจจะต้องใช้องค์ความรู้หลายอย่างที่พนักงานหนึ่งคนอาจมีไม่ครบ หรือรู้ไม่หมดทุกด้าน ส่วนในด้านของความลึกนั้น หัวหน้าจะต้องประเมินว่า งานนั้นต้องใช้ความรู้เฉพาะในเชิงลึกมากน้อยเพียงไร

2.ความซับซ้อนของระบบงาน รวมถึงข้อจำกัดทางทรัพยากรต่าง ๆ อาจมีผลต่อความสำเร็จของงานได้ หัวหน้าจึงควรจะต้องเข้าใจและมองเห็นอุปสรรคในเชิงระบบ รวมถึงข้อจำกัดต่าง ๆที่มี แล้วหารือกับลูกน้อง/ลูกทีมให้ชัดว่า ถ้าเกิดปัญหาแล้วจะแก้อย่างไร บ่อยครั้งเราจะพบว่า ถ้าหากหัวหน้าไม่เข้ามาช่วย ปัญหาในลักษณะนี้อาจเกินกำลังที่ลูกน้อง/ลูกทีมของเราจะจัดการ หรือรับมือได้

3.บรรยากาศการทำงานโดยรวม มีการให้ความร่วมมือกันหรือไม่ ในกรณีที่ต้องมีการประสานงานข้ามหน่วยงาน ข้ามแผนก ข้ามฝ่าย ถ้าหากมี Collaborative Working Environment งานก็จะสำเร็จได้ง่ายขึ้น

4.Stakeholderที่เข้ามาเกี่ยวข้องมีมากน้อยเพียงไร ความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับ Stakeholder แล้วให้ความสำคัญต่อ Stakeholder จะช่วยลดความเสี่ยง และปัญหาที่เกิดขึ้นในงานนั้น ๆ

5.จากภาพรวมที่กล่าวมาทั้ง 4 ข้อ นอกจาก Work Competence แล้ว ลูกน้อง/ลูกทีมเราควรจะต้องมี Competency ในด้านใดบ้าง แล้วในปัจจุบันมี Competency เหล่านั้นในระดับที่เพียงพอหรือไม่

หลังจากที่งานจบ หรือเมื่อผ่านไปช่วงระยะเวลาหนึ่งเช่น ทุกไตรมาส ทุกครึ่งปี เราอาจจะทำการทบทวน สรุปรวบรวมปัญหาที่เกิดขึ้นในการสั่งงาน มอบหมายงาน เพื่อดูว่าจะต้องแก้ไขอะไรบ้างเช่น การปรับแก้แผนการพัฒนาบุคลากรในกรณีที่จำเป็น และสิ่งที่ลืมไม่ได้คือ หัวหน้าควรมี Self Development อะไรบ้าง

เขียนโดย Sakchai T. 4 สิงหาคม 2566

Your Answer

UCODE

URL

อ่านบทความอื่น ๆ